Es braucht Effort und Flexibilität

Di, 28. Jul. 2020

Regionales Zivilstandsamt Wohlen: Für die Digitalisierung Kredit von 121 000 Franken beantragt

Die schweizerischen Familienregister sind zu digitalisieren. So lautet die Vorgabe des Bundes. Vorgängig sind sie zudem zu kontrollieren. Für die Umsetzung benötigt das Regionale Zivilstandsamt Wohlen viel Zeit und Geld. Der Verpflichtungskredit beträgt 121 000 Franken.

Ursprünglich drängte die Zeit, die Digitalisierung der Familienregister sowie die Umstrukturierung des Archivs hätten bis Ende 2020 erfolgt sein müssen. Eine Fristerstreckung bis 31. Dezember 2022, die vom Kanton Aargau gewährt wurde, lässt nun eine seriöse Abwicklung zu.

«Seit Jahren latent hoch»

Dies gilt auch für die Finanzierung. Deshalb präsentiert der Gemeinderat eine Vorlage und beantragt einen Verpflichtungskredit im Gesamtbetrag von 121 000 Franken. «Die separate Finanzierung des Projekts mittels Einholung eines Verpflichtungskredites beim Einwohnerrat ist politisch transparent», schreibt der Gemeinderat dazu.

Weiter wird dabei auch aufgezeigt, dass ein Grossteil der anfallenden Kosten gemäss vertraglicher Regelungen auf die angeschlossenen Gemeinden umgelegt wird. Dem Regionalen Zivilstandsamt Wohlen sind auch die Nachbargmeinden Büttikon, Dottikon, Hägglingen, Niederwil, Sarmenstorf, Uezwil und Villmergen angeschlossen. Für die Gemeinde Wohlen werden die Kosten voraussichtlich rund 53 000 Franken betragen. Die restlichen 68 000 Franken fallen auf die Nachbargemeinden.

Noch sind über 12 000 Familien register zu kontrollieren

Die Arbeitsbelastung beim Regionalen Zivilstandsamt Wohlen sei «seit Jahren latent hoch», schreibt der Gemeinderat weiter. Deshalb wurden die Arbeitszeiten ab 1. April 2020 angepasst. Am Dienstag- und Donnerstagnachmittag bleibt das Büro geschlossen, diese Zeit ist nun für die Erledigung der komplexen Geschäftsfälle einsetzbar. Zudem ist der Gemeinderat zur Erkenntnis gelangt, dass kurzfristig beim Regionalen Zivilstandsamt keine Erhöhung der Stellenpensen vorgesehen ist. Dies soll erst zu einem späteren Zeitpunkt in Betracht gezogen werden.

Der Gemeinderat hat klare Vorstellungen, wie die Digitalisierung angepackt werden kann. Beim Regionalen Zivilstandsamt Wohlen beläuft sich der Umfang an zu kontrollierenden Familienregistern auf total 17 552. Bis Ende März wurden davon 5231 (29,8 Prozent) kontrolliert. Eine Kontrolle dauert rund fünf Minuten. Noch sind 12 321 zu kontrollieren, dies bedeutet 1027 Arbeitsstunden oder 122 Arbeitstage. Rein die Kontrolle macht bei einem Stundenansatz von 60 Franken rund 62 000 Franken aus.

Den Mitarbeitenden ist bewusst, dass diese Pendenz eines «ausserordentlichen Efforts bedarf. Sie sind bereit und bestrebt, diesen Einsatz zu leisten», schreibt der Gemeinderat. Externe Mitarbeiter mit den nötigen Qualifikationen für einen befristeten Arbeitseinsatz sind nur schwerlich zu engagieren.

«Unbestrittenermassen handelt es sich um ein über mehrere Jahre dauerndes Projekt, das gesamthaft zu betrachten ist», so der Gemeinderat weiter. Mit dem Verpflichtungskredit wird der Verwaltung erlaubt, mit den Ressourcen möglichst flexibel umzugehen. Dies sei, was den Personaleinsatz angeht, wertvoll. «So ist es möglich, auf das Projekt bezogen, die anfallenden Überstunden abzurechnen. Ebenso lässt es das Projekt offen, dass entweder innerhalb der Belegschaft eine temporäre Pensenerhöhung erfolgt oder bei sich bietender Möglichkeit eine externe Unterstützung von Fachpersonen in Anspruch genommen werden kann.»

Die Gesamtkosten sind dreigeteilt. Die technische Sanierung des Zivilstandsregisters beläuft sich auf 42 000 Franken, der Personalaufwand wird auf 62 000 Franken geschätzt, die Umstrukturierung umfasst 17 000 Franken. Die Finanzierung erfolgt durch die Vertragsgemeinden, nach Massgabe ihrer Einwohnerzahl am 1. Januar des Rechnungsjahres.

Umsetzungsarbeiten Mitte Oktober

Die Gemeinde Wohlen hatte dabei in den letzten paar Jahren jeweils einen Anteil von 44 Prozent der Gesamtkosten zu tragen. Die restlichen 56 Prozent verteilen sich auf die insgesamt sieben Nachbargemeinden Büttikon, Dottikon, Hägglingen, Niederwil, Sarmenstorf, Uezwil und Villmergen.

Die Vorlage sollte am 31. August im Einwohnerrat behandelt werden. Der Beginn der Umsetzungsarbeiten durch das Regionale Zivilstandsamt Wohlen ist auf Mitte Oktober angesetzt. So bleiben über zwei Jahre Zeit, um die gewährte Fristerstreckung einzuhalten. --dm

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